Waktu adalah uang, tapi seringkali waktu terbuang percuma karena tidak dikelola secara baik. Waktu
dapat dihabiskan untuk suatu hal yang bermanfaat atau sebaliknya. Waktu yang hilang sama dengan kesempatan yang terbuang percuma. Menyadari pentingnya mengelola waktu dengan baik, berikut ini 4 prinsip yang perlu dipahami untuk mengelola waktu.
Perencanaan yang Tepat
Perencanaan disini tentulah harus sejalan dengan target yang akan dicapai. Target ini diterjemahkan menjadi rincian tugas-tugas yang harus dilakukan ke dalam sebuah to do list. Dalam melakukan perencanaan tenggat waktu (deadline) harus ditentukan sebagai acuan.
Ada banyak aplikasi yang dapat digunakan sebagai tools untuk membuat to do list pada smartphone sekarang ini. Realistislah dalam melakukan perencanaan artinya bukan sesuatu yang mustahil dicapai atau sesuatu yang terlalu mudah dicapainya.
Skala Prioritas
Prioritas artinya penting untuk dilakukan dan mendesak harus diselesaikan. Apakah kesibukan anda hanya dihabiskan dengan hal-hal yang kurang penting? Identifikasi kembali aktivitas yang menjadi prioritas, berikan fokus untuk menyelesaikannya. Jika kita tidak mengenal prioritas diibaratkan seorang pemanah yang memanah secara acak tidak menuju pada sasarannya.
Jika aktivitas tersebut penting dan mendesak harus segera diselesaikan saat itu sesuai deadline. Jika aktivitas tersebut penting tapi tidak mendesak berarti dapat dijadwalkan kembali. Jika aktivitas tersebut tidak penting tapi mendesak, Anda dapat meminta bantuan orang lain (delegasi). Jika aktivitas tersebut tidak penting dan tidak mendesak maka dapat ditunda atau dapat dieliminasi dari agenda.
Hindari Penundaan
Cara terbaik untuk menghindari penundaan adalah dengan mencari akar penyebabnya. Seringkali gangguan kecil seperti notifikasi sosial media di smartphone, notifikasi email berisi iklan online shop dan hal kecil lainnya menjadi pengganggu fokus, merenggut waktu berharga yang seharusnya digunakan untuk menyelesaikan tugas yang penting.
Matikanlah notifikasi tersebut agar tidak mengganggu. Tetaplah fokus melakukan to do list, belajar disiplin dan fokus. Sadarilah jika Anda menunda berarti to do list lainnya akan tertunda dan target Anda tidak akan tercapai. Berilah reward pada diri sendiri apabila telah berhasil menyelesaikan tugas tepat waktu dengan suatu aktivitas menyenangkan yang disukai setelahnya.
Hindari Multitasking
Multitasking bukanlah solusi untuk menggunakan waktu secara optimal. Justru tindakan ini menyebabkan Anda kehilangan fokus sehingga hasil yang didapat tidak optimal. Selain itu ada resiko semua tugas yang dilakukan bersamaan menjadi tidak selesai tepat waktu.
Jika terdapat kesalahan karena kurang fokus dalam menyelesaikan tugas dapat mengakibatkan tugas harus dikoreksi sehingga pekerjaan harus diulang dua kali dan memakan waktu lebih banyak. Multitasking mengakibatkan tidak fokus, tidak efektif dan tidak efisien.
Demikian keempat prinsip mengelola waktu telah dibahas di atas. Disiplinlah dalam menggunakan waktu-waktu yang ada sesuai jadwalnya. Evaluasi kembali hal-hal apa yang menjadi penyebab waktu yang terbuang percuma atau target tidak tercapai. Jangan berhenti mencoba dan belajar untuk lebih baik lagi dalam mengelola waktu.
